Документація: сутність, значення, види документів та вимоги щодо їх оформлення.

Бухгалтерський документ – це письмове свідоцтво, яке підтверджує факт здійснення господарських операцій, право на їх вчинення або встановлює матеріальну відповідальність працівників за довірені їм цінності.

Правильному складанню і використанню документів в бухгалтерському обліку сприяє їх класифікація.

Із наведеної класифікації та характеристики документів можна відзначити, що кожен документ належить одночасно до різних класифікаційних груп.

Первинні документи – це письмові свідоцтва, що фіксують і підтверджують господарські операції, включаючи розпорядження і дозволи адміністрації (власника) на їх проведення.

Порядок складання, прийняття і зберігання первинної документації регулюється Положенням про документальне забезпечення записів у бухгалтерському обліку, затвердженим наказом Мінфіну України від 24. 05. 95. р. № 88.

Первинні документи має бути складено в момент проведення кожної господарської операції або , якщо це неможливо, безпосередньо після її завершення. При реалізації товарів за готівкові кошти допускається складання первинного документа не рідше одного разу на день на підставі даних касових апаратів чеків тощо.

Записи в первинних документах, облікових регістрах повинні здійснюватися чорнилом тільки темного кольору, пастою кулькових ручок, за допомогою друкарських машинок, принтерів, засобів механізації та інших засобів, які б забезпечили збереження цих записів протягом установленого терміну зберігання документів і запобігли внесенню несанкціонованих і непомітних виправлень.

Первинні документи до внесення їх у регістри обліку обов’язково перевіряються працівниками, що ведуть бухгалтерський облік, за формою і змістом, тобто перевіряється наявність у документі обов’язкових реквізитів .

Перенесення інформації з первинних документів до облікових регістрів здійснюються в міру їх надходження до бухгалтерії, не пізніше терміну, що забезпечує своєчасну виплату заробітної плати, складання статистичної, бухгалтерської та податкової звітності, декларацій та розрахунків за податками, обов’язкові відрахування до державних цільових і позабюджетних фондів.

Первинні документи не можуть мати не застережених виправлень. А документи, на підставі яких оформляються касові та банківські операції, операції з цінними паперами з будь – якими виправленнями, не приймаються до виконання.

Усі первинні документи, що пройшли обробку, тобто внесені записом до відповідного облікового регістру, позначаються датою запису до регістру або перенесення до машинної системи.

Первинні документи , що пройшли обробку і занесені до облікових регістрів, підлягають обов’язковому зберіганню, виключенню несанкціонованого доступу до них і передачі до архіву, якими, як правило завідує бухгалтерська служба підприємства. Без дозволу цієї служби документи, що пройшли обробку, працівникам інших підрозділів і служб не видаються.