Access

Основні поняття і терміни

Інформація — це сукупність даних (фактів), які взяті (сприйняті) з навколишнього середовища, видаються в навколишнє середовище або зберігаються всередині інформаційної системи.
Дані — це подана у формалізованому вигляді конкретна інформація про об’єкти предметної сфери, їх властивості й взаємодії, яка відображає події та ситуації в цій сфері.

     Дані подаються у вигляді, який дає змогу автоматизувати їх збір, зберігання і подальшу обробку людиною або автоматизованим засобом.

     Дані— це запис у відповідному вигляді результатів спостережень, аудіо- та відеоінформації, тексту тощо, який придатний для комунікації, інтерпретації, передачі, обробки й отримання нової інформації.

     Інформаційна система — це сукупність інформаційних масивів, технічних, програмних і мовних засобів, які

необхідні для збору, зберігання, обробки, аналізу, передачі й видачі даних на запити користувачів.

Запит — це формалізоване повідомлення, яке надходить на вхід інформаційної системи, містить умову на пошук  і вказівку на те, що необхідно робити із знайденими даними.

Збережена інформація розміщується в базах даних.

База даних (БД) — це поіменована сукупність даних (систематизоване місце для зберігання інформації), об’єднаних в єдине ціле та організованих за певними правилами опису, збереження й маніпулювання даними. Поіменована сукупність даних зберігається в зовнішній пам’яті комп’ютера, змінюється в разі потреби та неодноразово використовується для розв’язання задач. Телефонний довідник— чудовий приклад бази даних. 

      Як і будь-який файл даних, БД складається із записів, які діляться на поля.

Запис є найменшою одиницею обміну даними між оперативною і зовнішньою пам’яттю.

Поле — найменша одиниця обробки даних.Перед тим як створювати таблиці, форми та інші об’єкти, потрібно задати структуру бази даних. Добра структура бази даних є основою для створення адекватної вимогам, ефективної бази даних.

Сам процес проектування бази даних являє собою складний процес проектування відображення опису предметної області у схему внутрішньої моделі даних. Перебіг цього процесу є послідовністю більш простих процесів проектування менш складних відображень. Ця послідовність у процесі проектування весь час уточнюється, вдосконалюється таким чином, щоб були визначені об’єкти, їх властивості та зв’язки, які будуть потрібні майбутнім користувачам системи.         

 Основні етапи проектування бази даних

1. Визначення мети створення бази даних.

2. Визначення таблиць, що їх повинна містити база даних.

3. Визначення необхідних у таблиці полів.

4. Завдання індивідуального значення кожному полю.

5. Визначення зв’язків між таблицями.

6. Відновлення структури бази даних.

7. Додавання даних і створення запитів, форм, звітів та інших об’єктів бази даних.

8. Використання засобів аналізу в СУБД.

Типи бази даних :

–  Ієрархічний;

–  Мереживний;

–  Реляційний.

Організація бази даних відрізняється від організації звичайного файлу тим, що:

– опис полів запису зберігається разом з даними;

– для підвищення ефективності роботи з БД застосовують спеціальні пошукові структури.

            В операційних системах, у середовищі яких функціонує база даних, як правило, не передбачається спеціальних засобів для створення і обробки БД. Тому необхідний комплекс програм, які б забезпечили автоматизацію всіх операцій, пов’язаних з розв’язанням цих задач. Такий комплекс програм дістав назву системи управління базами даних (СУБД).

        Система управління базами даних — це сукупність програм і мовних засобів, призначених: для створення, ведення і використання баз даних.

          З практичної точки зору СУБД — це програмний засіб, призначений для введення, запису, зберігання, пошуку, сортування, обробки, аналізу і виведення інформації, що міститься в базі даних.

          Основною складовою СУБД є ядро. Це програма управління, призначена для автоматизації всіх процесів, пов’язаних із зверненням до баз даних. Після запуску СУБД її ядро постійно знаходиться в основній пам’яті й організовує обробку запитів, управляє послідовністю їх виконання, взаємодіє з прикладними програмами й операційною системою, контролює завершення операцій доступу до БД, видає повідомлення. Найважливішою функцією ядра є організація паралельного виконання запитів.         

           Іншою частиною СУБД є набір програм обробки інформації: трансляторів з мов опису даних, мов запитів і мов програмування, редакторів, відладчиків.   

    Сама СУБД, яка є як інструментальним засобом, так і засобом організації доступу до баз даних, не розв’язує основних прикладних розрахункових задач. Обробка  даних, обчислення, формування вихідних документів за заданою формою виконуються за допомогою прикладних програм.

 У комп’ютерній базі даних інформація подана у вигляді таблиці. В цій таблиці назви колонок називаються іменами полів, а самі колонки — полями. Рядки даних називаються записами.

       Існує два типи систем управління базами даних:

–       системи управління файлами;

–       системи управління реляційними базами даних.

         Тому такі системи недостатньо гнучкі в маніпулюванні даними. Ще одним недоліком цих систем управління даними є тенденція до накопичення надмірної інформації (одні й ті самі дані зберігаються в кількох місцях), що ускладнює та уповільнює створення і виведення на друк звітів.

Системи управління реляційними базами даних  дають змогу користувачам вільно маніпулювати даними, завдяки лише одному зберіганню всіх даних і опису зв’язків між ними.

      Зв’язки являють собою загальні елементи даних, як-от: прізвище покупця або номер його чекової книжки. Дані кожного набору інформації можна знайти (відтворити), відобразити й оновити на основі даних іншого набору.

       У роботі з СУБД можна визначити такі етапи:

1.Створення структури БД, таблиць та їх редагування.

2.Редагування даних у БД (записування, дозаписування, вилучення).

3.Створення запитів, форм, звітів.

4.Виведення інформації.

      Однією з найпростіших у користуванні, а отже — найкращою для опанування, є СУБД Access, розроблена фірмою Microsoft Corporation у 1989—1994 pp. Вона призначена для роботи з реляційними базами даних, не потребує знання мов програмування, дає змогу працювати в мультизадачному середовищі та в умовах застосування мережних технологій. Вона входить до набору програмних продуктів Microsoft Office і працює в операційних системах Windows 9x і вищих.

    Microsoft Access — система управління реляційними базами даних, призначена для роботи операційної системи Windows. За допомогою Access можна розв’язувати такі задачі:

–     розбивати дані на логічно пов’язані частини;

–     вводити, змінювати і знаходити потрібні дані;

–     знаходити підмножини даних за заданими умовами;

–     створювати форми та звіти;

–     автоматизувати виконання стандартних задач;

–     графічно встановлювати пов’язки між даними;

–     вставляти рисунки до форм і звітів;

–     створювати власні готові до роботи з базою даних програми, які містять меню, діалогові вікна й командні кнопки.

     Початок роботи з Access

         Щоб завантажити Access, зверніться до головного меню системи, де виконайте команду  Microsoft Access..

         Первинне вікно програми Microsoft Access містить елементи меню Файл, за допомогою яких ви зможете створити нову базу даних, чи відкрити наявну використовуючи стандартні для Windows прийоми. В Access поняття база даних стосується одного файлу, який містить певну інформацію.     

      Після створення нової, чи відкривання наявної бази даних (якщо вона не налаштована на автоматичне завантаження кнопкової форми чи іншого об’єкту при відкритті), в первинне вікно Access буде поміщено вікно бази, що містить закладки об’єктів бази даних.

Об’єкти бази даних

       Кожна база даних Access складається з таких об’єктів: таблиць, запитів, форм, звітів, макросів і модулів об’єктів:

Таблиця  – Містить дані у форматі таблиці, яка подібна до електронної таблиці.

Запит – Вибирає дані з таблиці на основі заданої умови. Запити дають змогу відображати дані з кількох таблиць в одному записі.

Форма – Відображає дані з таблиці або запиту на основі описаного користувачем формату. Форми дають змогу переглядати, редагувати й друкувати дані. У формі можна відображати дані, взяті з кількох таблиць або запитів.

Звіт  –  Відображає і дає змогу друкувати дані з таблиці або запиту на основі описаного користувачем формату. У звіті дані редагувати не можна. Звіти можуть містити дані, взяті з кількох таблиць або запитів.

Макрос – Автоматизує стандартні дії на основі обраних користувачем команд і подій.

Модулі – Автоматизує складні операції, які не можна описати за допомогою макросів. Програмні модулі — це процедури, написані мовою програмування VBA.

         Вікно поточної бази даних містить вкладку для кожного типу об’єкта бази даних. Вибравши тип об’єкта бази даних, наприклад, таблиці, можна побачити на екрані список наявних імен таблиць. 

     Для того, щоб відкрити потрібний об’єкт, двічі клацніть на його імені або, виділивши ім’я, клацніть на кнопці Відкрити для таблиць, запитів, форм, на кнопці Перегляд — для звітів або кнопці Запуск — для макросів і модулів. Для створення нових об’єктів поточної бази даних або модифікації наявних об’єктів використовуйте кнопки Створити і Конструктор.

Проектування бази даних

         Перед тим як створювати таблиці, форми і звіти, ви маєте витратити деякий час на проектування бази даних.            Сконцентруйте ваші зусилля на даних, виконавцях і задачах.

        Наведемо деякі важливі поради, яких слід дотримуватися, розробляючи бази даних.

Почніть з аналізу наявної бази даних, створеної вручну або за допомогою комп’ютера. Перегляньте використовувані форми та звіти. Визначте джерело даних. Поміркуйте, чи можна імпортувати введені дані. Поговоріть з іншими людьми, які використовують інформацію, що міститься в базі даних, обговоріть проблеми й побажання. Перегляньте задачі, які розв’язуються за допомогою бази даних, і продумайте ті, які слід розв’язувати в майбутньому .

–  Проідентифікуйте дані й задачі, які слід розв’язувати, розділіть їх на групи, наприклад, розділіть відомості про клієнтів та відомості про платіжні документи. Ці групи згодом стануть таблицями.

– Визначте дані, які зберігатимуться в кожній таблиці (таблиця клієнтів, наприклад, може містити прізвища клієнтів, їхні адреси й номери телефонів). 

– Перегляньте спільні елементи таблиць. Прізвище клієнта може бути спільним елементом таблиці клієнтів і таблиці накладних. Ці спільні елементи називаються ключовими полями.

– Продумайте оформлення перегляду даних.

– Визначте умови вибору для запитів.

– Поміркуйте, як автоматизувати стандартні задачі баз даних: виконання запитів і друкування звітів.

– Придумайте проблеми безпеки даних.

Створення нової бази даних

         Спроектувавши базу даних, її вже можна створювати. Щоб створити нову базу даних, виконайте такі дії:

1.  Виберіть команду Файл–Створити  або натисніть комбінацію клавіш Ctrl+N, або клацніть на кнопці Створити базу данных стандартної панелі інструментів. На екрані відобразиться панель типових завдань з списком шаблонів створення бази даних.

2.  Виберіть шаблон Новая база данных або якийсь інший з запропонованих. система видасть запит на місце збереження та ім’я створюваної бази. Виберіть потрібний диск і папку, введіть ім’я файлу нової бази даних. Access автоматично присвоїть новому файлу бази даних розширення .mdb. Після цього клацніть на кнопці Створити.

      Після того як Access створить нову базу даних, у вікні Access відкриється порожнє вікно бази даних, в якому можна створювати нові об’єкти. Створення цих об’єктів розглянемо дещо пізніше.

Введення даних у таблиці, сортування, пошук і фільтрація даних.

Тип даних визначає вид інформації, яка зберігається в полі. Наприклад, якщо ви опишете поле як Дата/время, Access не дасть змоги ввести в це поле текст. Коли ви вказуєте тип даних поля, Access знає не лише дані, які можуть зберігатися в цьому полі, а й скільки місця для них потрібно зарезервувати:

для змінної типу Дата/час необхідно 8 байт пам’яті; для тексту — 1 байт пам’яті для кожного символу (наприклад, 20-символьному слову необхідно 20 байт пам’яті). На основі типу даних Access також визначає типи операцій, можливих для цього поля.

В Access є 8 основних типів даних:

– Текстовий. Символи до 255 байт (1 байт на 1 символ).

– Поле MEMO. Символи до 64 Кбайт.

– Числовий. Будь-який тип чисел (розміри і діапазони розширених значень наведені нижче в таблиці).

– Дата/час. Дата і час (до 8 байт).

– Грошовий. Числа, які містять до 15 знаків ліворуч десяткової точки і 4 знаки праворуч від десяткової точки.

– Лічильник. Послідовна нумерація, автоматично збільшувана Access для кожного запису, що додається.

– Логічний. Логічні змінні (Так/Hi, Істина/Хибність або Додати/Вилучити).

– Поле об’єкта OLE. Об’єкти OLE, графічні або інші дані в растровому форматі.

Програма Access автоматично присвоює кожному новому полю текстовий тип даних. Для того щоб присвоїти полю інший тип даних, натисніть кнопку із спрямованою вниз стрілкою та виберіть зі списку Тип даних потрібний тип даних. Для числових даних, таких, як номери телефонів, слід використовувати текстовий тип даних, оскільки у числовому типі даних знаки пунктуації неприпустимі.

     Примітка. Будьте уважні, вибираючи між грошовими та числовими типами даних. Значення в полях, описаних як Денежный, округлятимуться, а для поля числового типу використовують розрахунки з плаваючою комою. Грошовий тип використовує швидший спосіб розрахунків з фіксованою комою , що допоможе уникнути помилок під час округлення.

      Для детальнішого опису полів використовуйте колонку Опис.