ביקורת בונה וצמצום בעלויות הביקורת

הספר ביקורת בונה וצמצום בעלויות הביקורת (מבלי לפגוע במקצועיות הביקורת )נכתב על ידי דוד אברמוב , על מנת לשתף בתובנות שלו ובטכניקות שפיתח, את כל מי שעוסק במקצוע הביקורת, מנכ”לים, ועדות ביקורת של דירקטוריונים במגזר הציבורי הממשלתי והפרטי.
דוד אברמוב עסק בתחום הביקורת הפיננסית התפעולית ובקורת מערכות מידע ממוחשבות בשנים 1976- 2014.
הגדרת מקצוע הביקורת הפנימית כפי שמוגדרת ע”י IIA ארגון המבקרים הפנימיים העולמי (INTERNAL AUDIT) הינה:

ביקורת פנימית הינה פעילות בלתי תלויה ואובייקטיבית של הבטחה (ASURANCES) וייעוץ, אשר מיועדת להוסיף ערך ולשפר את פעולות הארגון.
היא מסייעת לארגון להשיג את מטרותיו בהבאת גישה שיטתית וממוסדת לשם הערכה ושיפור האפקטיביות של תהליכי ניהול סיכונים , בקרה ,פיקוח וממשל תאגידי.
להלן קישור לקובץ שתורגם לעברית ע”י איגוד המבקרים הפנימיים בישראל – של התקנים המקצועיים הבינלאומיים של לשכת המבקרים העולמית

 להלן קישור לתקנים המקצועיים באתר הלשכה העולמי – באנגלית

להלן קישור לאתר לשכת המבקרים הפנימיים בישראל לדף הדן על תקנים והנחיות

להלן קישור לתקנים המקצועיים ולהנחיות המקצועיות של לשכת המבקרים הפנימיים בישראל

מעיון בקובצי ההנחיות שלIIA ,איגוד המבקרים הפנימיים ושל לשכת המבקרים הפנימיים עולה שאין התייחסות כלל למושג – ביקורת בונה (CONSTRACTIVE AUDIT )
וחבל שכך.

אבל אף פעם לא מאוחר מידי.

כיצד נתפשת ביקורת פנימית אצל המבוקרים, נכון שזה אינדיבידואלי אך ניתן לזהות נטייה חזקה של המבוקרים לכיוון הגדרת ביקורת כביקורת שאינה בונה שעלולה לפגוע בהם גם אם לא במישרין.

טלי ברדוגו טוענת ש

“הארה”, ביקורת בונה, משוב..ולא משנה באמת איך תקרא לזה, ביקורת קשה לתת וקשה לקבל.

המילים הבאות יתנו לך את הכלים לקבל ביקורת וכלים לתת ביקורת, ולהישאר בחיים אחרי זה….

הרבה יותר חשוב לדעת לקבל ביקורת, מאחר וברגע שתדע איך לקבל ביקורת כמו שצריך,

באופן טבעי – יהיה לך הרבה יותר קל לתת ביקורת בצורה בונה.

ביקורת בונה היא ריקוד “טנגו” ומחייבת 2 סוגי מיומנויות: מיומנויות של נתינת ביקורת ומיומנויות שונות לגמרי כדי לדעת לקבל ביקורת.
קישור למאמר

עידית פליק טוענת ש:
ביקורת של האחר יוצרת לעתים תהליך פנימי של הלקאה עצמית, שעלול לגרום למצב רוח רע או לדיכאון.
זאת, כתוצאה מאי היכולת להתמודד עם הביקורת או עם העלבון שכרוך בה.
אתם מכירים מישהו שאינו “מתרגש” מביקורת? גם אם לא באופן אישי, ישנם אנשים שמקבלים השמצות בשוויון נפש, לעומת אחרים שנפגעים קשות.
ההבדל בין שני הסגנונות תלוי בפרשנות שלהם את הביקורת.
עלבון צורב או הזדמנות ללמידה.
קישור למאמר:

אליעד כהן במאמרו מדבר על ביקורת בונה / ביקורת שלילית והורסת – איך להעביר ביקורת בונה ולא ביקורת שלילית?
להלן הקישור:

זאב גרינוולד כותב על איך בונים ביקורת לביקורת בונה בהיבט המשפחה
קישור למאמר:

חלי ברק כותבת על כיצד להעביר ביקורת בונה לילדים
קישור למאמר:

טלי מסבירה בהקשר לבני זוג וילדים
מהו הקו הדק המפריד בין ביקורת בונה לביקורת הורסת ? ♦ מה הנקודות שאם מקפידים עליהם, הביקורת (כמעט) בוודאות תהיה בונה ולא הורסת ? ♦ מהי שיטת הסנדוויץ ואיך מחמאות קשורות לביקורת ? ♦ ומתי בדיוק אסור לתת ביקורת ? ♦

קישור למאמר:

הגדרת ויקיפדיה לביקורת בונה
קישור:

עפ”י wisegeek.com
“Constructive criticism is a communication technique intended to identify and find solutions to problems in a positive way.”
כלומר, ניתן לומר כי לביקורת בונה מספר מאפיינים בולטים:
1. זהו תהליך
2. זוהי שיטת תקשורת
3. מוצגות בה דעות תקפות
4. מוצגות בה דעות מנומקות
5. הערות חיוביות ושליליות

6. נעשית בסגנון ידידותי ולא מאיים או מתנגח
—————————————-
זכיתי ליותר מ 30 ניסיון בביקורת פיננסית , תפעולית ומערכות מידע ממוחשבות (במגזר הציבורי, הממשלתי, הפרטי – בנק דיסקונט, בנק לפיתוח התעשייה, הבנק הבינלאומי הראשון, קבוצת אפריקה ישראל, מינהל מקרקעי ישראל, חברת הייעוץ קומסק, פרילנסר)
האני המאמין שלי, אומר שביקורת בונה מושתתת על תקשורת בין אישית טובה שמייצרת שיתוף פעולה עם המבוקר.
תפיסת הביקורת והמבקר המייצג אותה בשטח חייבת להשתנות והדבר כרוך בראש וראשונה בשינוי תפיסתי של המבקר ובמקביל אצל המבוקרים.
תפיסה זו אינה גורעת מהמקצועיות הנדרשת מהמבקר , נהפוך הוא היא הופכת את הביקורת לכלי עזר להתייעלות ולחיסכון בכל דרג בארגון המבוקר.
צמצום משאבי הביקורת ללא פגיעה במערך הבקרה והתנהלות הארגון והביקורת יחדיו, מתבצעת כתוצאה משימוש הלכה למעשה בטכניקת הביקורת הבונה.
במקביל אם ההנהלות של הגופים המבוקרים ינחו את המבוקרים למפות את תהליכי האו”ש שלהם הן ע”י מחלקת ארגון ושיטות והן ע”י מנהלי היחידות השונות יווצרו חסכון במשאבים וביקורת הדדית בין היחידות שיש להן ממשק עם יחידות אחרות בארגון.
דעתי הנחרצת הינה שיש לשלב בכל דיסיפלינות ההכשרה של מבקרים פנימיים וחיצוניים (אקדמיה, מכללות, לימודי תעודה

וסדנאות למבקרים ותיקים, את תפיסת הביקורת הבונה.
כמו כן יפעלו הארגונים להעלאת המודעות של העובדים לרווחיות שנוצרת בעקבות ביצוע הליכי בקרה ובכלל זה הביקורת הפנימית והחיצונית.
כמו כן ראוי שבמדיניות ונהלי כל ארגון ייקבע, שיש לראות במנגנוני הבקרה והפיקוח כדבר בונה המייעל את הארגון ותורם ללמידה של כל מבוקר שאילולא כך העובד והארגון לא ימצו את התועלת שנובעת מהביקורת.
אני ממליץ שבתהליך המיון לקבלת עבודה של מבקר תבדק בין היתר האם אישיותו תואמת לתפישת הביקורת הבונה.
שיתוף הפעולה הנוצר מהמפגש בין המבקר למבוקר תורם לכל צד בביצוע עבודתו המקצועית ולארגון המעסיק את שניהם.
בדעתי למסור את הספר האלקטרוני הנ”ל ללשכת רו”ח וללשכת המקרים הפנימיים בישראל ולקבל משוב.
לאחר מכן יועבר הספר שיתורגם גם לאנגלית לארגון ה IIA ארגון הגג של המבקרים הפנימיים על מנת שהם יוציאו הנחייה מקצועית חדשה המפרטת מהי ביקורת פנימית בונה ומה על המבקר לעשות כדי שהיא תהיה חלק בלתי נפרד מביצוע הביקורת הפנימית שלו.
אין לי ספק שיישום המלצותיי תביא גם לייעול הביקורת, לחיסכון משאבי ביקורת ולחיסכון והתייעלות הגוף המבוקר.
להלן ספר אלקטרוני הפורס את המתודולוגיה שלי לשיווק הביקורת כביקורת בונה שמיועד למבקרים פנימיים וחיצוניים .
קישור לספר

טכניקה נוספת לצמצום עלויות הביקורת שמושתתת על הנחת יסוד שהביקורת נתפסת ע”י המבוקר כביקורת בונה :
1. ישיבה של המבקר הפנימי הראשי של הארגון עם ועדת הביקורת של הדירקטוריון ולאחריה עם המנכ”ל וחברי ההנהלה
בישיבה יציג המבקר את תפיסת הביקורת הבונה המושתתת על שיתוף פעולה עם המבוקרים קרי עובדי הארגון.
2. המנכ”ל וההנהלה יוציאו נוהל לעובדי הארגון המחייב אותם לשיתוף פעולה מלא עם מחלקת הביקורת הפנימית במטרה להגדיר את הביקורת כבונה ולקדם את מטרות הארגון ,התייעלות והגדלת רווחי הארגון.
3. השתתפות כל העובדים בסדנה שתועבר ע”י נציג הביקורת הפנימית שתתרום להפנמת התפיסה של ביקורת בונה והיתרונות שהארגון ועובדיו המבוקרים יפיקו ממנה.
4. בכל ביקורת תהיה שיחת פתיחה בה יתבקש המנהל האחראי על היחידה המבוקרת להכין מסמך לפני תחילת הביקורת.
המסמך יכלול טבלה בה יפורטו כל התהליכים ומי ממונה על כל תהליך.
לכל שורה של תהליך הממונה יציין את הבקרות שישנן ואת החשיפה לסיכון ואת ההמלצות שלו לצמצום החשיפה והוספת בקרות.

מכאן ימשיך המבקר את עבודתו המקצועית עפ”י התקנים המקצועיים לפיהם הוא עובד.
לסיכום
מסמך שכזה מצמצם משאבי ביקורת המוקצים לשיחות עם מרואיינים מבוקרים.
המבקר ממשיך להיות מקצועי וגם אורח לרגע שרואה כל פגע.
המבקר אינו חייב לצטט בדוח הביקורת את מסמך המבוקר שנמסר לו אך עפ”י שיקול דעתו יוכל לעשות זאת.
המבוקרים יקבלו הנחיה גורפת מההנהלה להכין מסמך מעודכן שכזה בכל ביקורת שתבוצע וכן אחת לשנה יועבר מסמך שכזה למבקר הפנימי תוך ציון הסעיפים שעודכנו.
כך הביקורת הפנימית תהיה עם היד על הדופק
מערך הבקרה יעודכן בהתאם לחשיפות שעלולות להשתנות לפחות אחת לשנה.
“השאלון” יהווה כלי עזר בגיבוש תוכנית העבודה השנתית של המבקר הפנימי ותאפשר גם להנהלה שתקבל עותק , לתקן ליקויים עוד לפני תחילת ביקורת.
התהליך הדינמי הנ”ל המושתת על תפיסת הביקורת הבונה יגביר את הפיקוח של ההנהלה על יישום נהליה למען השגת מטרות הארגון.