Облікові регістри і їх класифікація

Облікові регістри і їх класифікація

Всі господарські операції після їх оформлення первинними документами записують до облікових регістрів. Обліковий регістр — це спеціальна таблиця, призначена для відображення документально оформлених господарських
операцій у системі рахунків, накопичення і зберігання облікової інформації.
Облікові регістри — це носії спеціального формату (паперові, машинні) у вигляді відомостей, журналів, книг, журналів-ордерів тощо, призначені для хронологічного, систематичного або комбінованого накопичення, групування і узагальнення інформації з первинних документів, що прийняті до обліку.
Запис у регістрах бухгалтерського обліку виконується на підставі первинних облікових документів, які фіксують факти виконання господарських операцій і розпоряджень (дозволів) на їх проведення, накопичують і систематизують інформацію первинних документів. Інформація до облікових регістрів переноситься після перевірки первинних документів за формою і змістом.

Регістри бухгалтерського обліку мають містити назву, період реєстрації господарських операцій, прізвища і підписи або інші дані, що дають змогу ідентифікувати осіб, які брали участь у їх складанні. Форми облікових регістрів
рекомендуються Міністерством фінансів України або розробляються міністерствами і відомствами за умови дотримання загальних методологічних принципів. Так, нині питання використання регістрів бухгалтерського обліку
регулюються Законом України “Про бухгалтерський облік і фінансову звітність в Україні” від 16 липня 1999 p. № 966-XIV та методологічними рекомендаціями щодо застосування регістрів бухгалтерського обліку, затвердженими наказом
Міністерства фінансів України від 29 грудня 2000 р. № 356.

Облікові регістри складають щомісяця, їх підписують виконавці й головний бухгалтер або особою, на яку покладено ведення бухгалтерського обліку підприємства. Ведення облікових регістрів та котирування документів
первинного обліку здійснюють із застосуванням, щонайменше, коду класів рахунків і коду синтетичного рахунка. Аналітичні дані в облікових регістрах
мають узгоджуватися з даними синтетичного обліку на останнє число місяця.

Інформація про господарські операції, здійснені підприємством за певний період, в облікових регістрах переноситься у згрупованому вигляді до бухгалтерської звітності підприємства. У бухгалтерському обліку
використовують різні за формою, змістом і способом відображення інформації облікові регістри (рис.13).

Рис. 13 – Облікові регістри

За своїм зовнішнім виглядом облікові регістри поділяють на книги, картки й окремі листки. Бухгалтерські книги застосовують для ведення записів із синтетичного й аналітичного обліку.

В них всі листки зброшуровані, пронумеровані, на останній сторінці вказано кількість сторінок, з підписом керівника, головного бухгалтера, а також скріплено печаткою. До них належать: Касова книга, Головна книга, книга Журнал-Головна та ін. Облікові регістри-картки. Прикладом можуть бути картки кількісно-сумового обліку матеріалів.

Картки не скріплюються між собою і зберігаються у спеціальних ящиках. Залежно від обліковуваного об’єкта картки аналітичного обліку поділяють на картки кількісно-сумового обліку, призначені для обліку товарноматеріальних цінностей, картки контокорентної форми, призначені для обліку розрахунків, та багато-графні, призначені для обліку витрат на виробництво.
Крім типових форм карток, в обліковій практиці застосовують інші спеціальні форми, як наприклад, картки складського обліку, інвентарні картки тощо. Зібрані разом картки складають картотеку, яка розділяється за певними
ознаками.

Облікові регістри-листки мають стандартний формат, кожний з них призначений для обліку певних операцій і залежно від цього має специфічний зміст. До таких листків належать журнали-ордери, відомості, розроблювальні
групові таблиці тощо. За обсягом змісту облікові регістри поділяють на регістри синтетичного й аналітичного обліку і комбіновані. Такий поділ обумовлений відмінностями і призначенням синтетичних і аналітичних рахунків,
різним ступенем узагальнення облікових даних та її комбінування.Синтетичні облікові регістри — це регістри, в яких облік ведуть за синтетичними рахунками: Головна книга, Журнал-ордер Журнал-Головна. Всі вони є
матеріальними носіями синтетичною обліку. Аналітичні облікові регістри — це регістри, в яких облік ве- деться за аналітичними рахунками. Дані подають у натуральних трудових і вартісних вимірниках. До таких регістрів належать книги, картки. У цих регістрах враховують специфіку обліковувани об’єктів.

Останнього часу значного поширення набули так звані комбіновані регістри систематичного обліку, які поєднують синтетичі й аналітичні записи.
Застосування комбінованих регістрів дає змогу оперативно отримувати хронологічні й систематичні дані або показники синтетичного й аналітичного обліку разом, що скорочує облікову роботу за реєстрації і дає повне уявлення
про здійснені операції. Прикладом комбінованого регістру може бути Журнал – ордер.

За видами бухгалтерських записів облікові регістри поділяють на хронологічні, систематичні та змішані (комбіновані). Хронологічними називаються регістри, призначенням яких є реєстрація операцій у порядку
хронологічної послідовності їх виконання та оформлення.

Так, ведеться Касова книга, в якій рух коштів у касі відображається за їх отриманням і видачею. До таких регістрів належать: Журнал реєстрації операцій, де записують всі господарські операції в календарній послідовності їх здійснення, журнал обліку надходження готової продукції, вантажів, відомість відвантаження і реалізації продукції; табель відпрацьованого часу та ін. Систематичними називаються облікові регістри, в яких виконується групування однорідних операцій на
синтетичних і аналітичних рахунках. Такі записи ведуть у Головній книзі, в якій узагальнюються записи за кожним синтетичним рахунком, а також на картках і книгах, де відображаються і групуються дані аналітичного обліку.
Комбінованими називаються регістри, в яких одночасно поєднуються хронологічний і систематичний записи. Таку побудову має книга ЖурналГоловна, в якій перша частина відображає журнал реєстрації операцій, а друга — групування операцій на синтетичних рахунках.

За будовою облікові регістри поділяють на односторонні, двосторонні, багатографні та шахові. В односторонніх облікових регістрах подають дані про
господарську операцію, суму якої записують за дебетом або за кредитом відповідного рахунка. Як правило, записи за дебетом і кредитом розміщують поруч на правій стороні регістру, зліва розміщують інформацію щодо дати,
номера, змісту операції тощо. Залежно від змісту

обліковуваних операцій односторонні регістри поділяють на контокорентні, кількісно-сумового і кількісно-сортового обліку. Прикладом таких регістрів є Касова книга, картки
аналітичного обліку розрахунків, Книга складського обліку, картки кількісно- сумового обліку матеріалів тощо.

Двосторонні облікові регістри складаються з двох частин: в одній подають дані про дебетові обороти на рахунку, а у другій — пре кредитові обороти на цьому рахунку. Двостороння будова регістрів характерна для Головної книги. Багатографні облікові регістри — це регістри, в
яких одна : граф (найчастіше дебетова) поділена на кілька граф. До такого виду регістрів належить Журнал-ордер, де окремі графи використовують для аналітичного обліку за рахунками, суми яких групують за певними показниками (наприклад, розшифрування дебетових оборотів, облік витрат за статтями калькуляції тощо). Шахові облікові регістри побудовані за принципом шахової дошки. Записи в таких регістрах роблять у клітинці, що на перетині

стовпчика і рядка таблиці, які відповідають дебетовому і кредитовому обороту на відповідних рахунках. Така будова значно скорочує кількість записів, оскільки подвійний запис тут здійснюється в один робочий прийом, посилює
поточний контроль відображення операцій та підвищує аналітичні можливості бухгалтерського обліку. За таким принципом побудовані журнали-ордери.

Питання для самоперевірки

1. Для чого призначені облікові регістри?
2. За якими ознаками поділяють облікові регістри?
3. Охарактеризуйте техніку облікової реєстрації.
4. Що розуміють під формою бухгалтерського обліку?
5. Зробіть порівняльний аналіз форм бухгалтерського обліку