Касова книга: як правильно підшивати

Сторінки касового журналу мають бути прошиті. Як це зробити, покрокова інструкція:

– Проставте порядкові номери на всіх аркушах від першого до останнього. Номери проставляйте ручкою. Тип і колір чорнила не має значення, головне, щоб це було зроблено не олівцем. Номери доведеться ставити двічі: На половину аркуша, який після заповнення залишається в журналі, На відривній частині, яка стане звітом касира, Прошивку робіть до внесення першого запису.

Ідеальний порядок такий:

– Взяти чистий журнал,

– Оформити обкладинку,

– Зробити прошивку,

– Починати вносити записи,

– Підшивайте міцною ниткою листи, використовуйте товсту голку або шило, Обкладинку прошивати не потрібно. Відкрийте картонну обкладинку, прошийте ниткою усі листи. Картонну обкладинку в кінці книги не захоплюйте, пронизуючи листи, залишайте запас нитки так, щоб підшиті листи вільно відкривалися, кінці нитки зв’яжіть вузлом.

Прикладіть його до картонної обкладинки в кінці журналу, зверху наклейте невелику смужку паперу або картону так, щоб кінчики нитки трохи виглядали. Клей наносите так, щоб нитка виявилася надійно приклеєною до обкладинки, і її неможливо було витягнути з-під паперової або картонної смужки. печаткою … аркушів». Вкажіть кількість аркушів, завірте підписами керівника та головного бухгалтера, поставте друк організації так, щоб вона захоплювала і паперову пломбу, і обкладинку журналу.

Вам не обов’язково купувати друкарський журнал, можна роздрукувати бланк касової книги на простих аркушах. Тоді зшийте міцною ниткою усі сторінки, включаючи обкладинку. Кінці нитки виведіть на тильну частину книги. Приклейте пломбу та зробіть завірювальний запис на тильній обкладинці. Також підшивайте листи касової книги, якщо ви вели її в електронному вигляді, а після завершення роздрукували. За одним винятком – підшивати ви вже заповнені, а чи не порожні листи.

Щоденна робота з книгою здійснюється за таким алгоритмом.

Крок 1. Відкриття зміни.

На початку своєї зміни касир перераховує готівку, що фактично перебуває в касі. І записує цю суму у полі «Залишок на початок дня».

Ця сума має дорівнювати залишку на кінець попереднього дня, це теж має перевірити касир. Якщо фактичне наявність грошей у касі відхиляється від попереднього залишку, касир зобов’язаний негайно сповістити головбуха та керівника компанії. Починати новий лист відразу на початку кожного дня не обов’язково. Якщо компанія невелика, касових операцій за день може взагалі не бути. Тоді доведеться оформлювати закриття пустого касового дня.

Підсумок – зайва паперова робота та даремно використаний аркуш журналу. Якщо у вас касових операцій буває мало, відкривайте зміну на день, коли потрібно внести черговий запис про рух готівки. А дні, коли готівкових фінансових операцій не було, буде пропущено, це не викличе претензій перевіряльників.

Крок 2. Ведення записів

До касової книги вносяться всі операції з готівкою: Прибуткові операції, Видаткові операції.

Надходження готівки від продажу товарів, робіт чи послуг проводиться через онлайн-касу. У касовому журналі не потрібно відображати кожен продаж, достатньо оформити один прибутковий ордер, коли касир ККМ передасть виторг із онлайн-каси до каси компанії. Якщо продажів мало, їх можна вносити окремими записами, заборони немає.

Крок 3. Закриття зміни

Наприкінці зміни касир:

– Перевіряє все Зроблені записи, зіставляє їх із фактичними прибутковими і видатковими документами,

– підраховує сумарне надходження і видачу,

– виводить і записує кінцевий денний залишок,

– звіряє його з фактичними грошима в касі,

– засвідчує лист власним підписом,

– передає касову книгу контролю головбуху.

Перед початком використання необхідно підписати обкладинку, пронумерувати та прошити листи.

Книга закривається в одному з випадків: Закінчилися аркуші в журналі, Закінчився період, на який книга відкривалася, наприклад, квартал чи рік.

У завершеній книзі касир робить запис про кількість використаних аркушів та прокреслює невикористані аркуші. Закінчена книга має зберігатися щонайменше три роки.

Касова книга: як правильно вести в 2023 році

Бланк касової книги є брошурою або журналом, листи якого розділені по центру на дві частини. Після внесення записів виходить два документи: Власне касова книга, Звіт касира.

Директор фірми своїм наказом чи іншим розпорядчим документом має призначити співробітника, відповідального за ведення касової книги. Зазвичай це касир, бухгалтер чи головбух. Цей обов’язок директор може залишити і за собою.

Книгу можна вести у паперовому чи електронному вигляді. Якщо вибрано паперовий варіант, то можна купити друкарський журнал або взяти бланк та роздрукувати потрібну кількість аркушів. При веденні книги в електронному вигляді, записи підписуються електронно-цифровими підписами. Книга зберігається і в цифровому вигляді, і друкується вже після заповнення. Якщо книга оформляється в друкарському журналі, то кожен аркуш розділений на дві частини.

Він згинається по вертикальній лінії відрізу, а між половинами зігнутого листа вкладається копіювальний папір. Завдяки цьому кожен запис виходить відразу на двох половинах аркуша:

– Перша половина з чорнильними записами залишається в журналі,

– Друга половина із записами через копірку відривається і являє собою звітність касира.

Чисту касову відкривають із початку року. Якщо в середині року журнал закінчився, вставляти до нього додаткові аркуші не потрібно. Слід завести другий том. Якщо обсяг рухів по касі великий, можна заводити касову книгу з початку кварталу і навіть місяця.

Бухгалтер переносить данні до журналу і відомості

Давайте складемо схему усіх дій касира по порядку надання звіту.

1. Касир складає звіт
2. Касир передає до бухгалтерії 2й екземпляр звіту
3. Бухгалтер проставляє кореспондуючі рахунки у звіті
4. Бухгалтер ставить підпис
5. Бухгалтер переносить інформацію зі звітів до відомостей

Наприкінці робочого дня касир зобов’язаний дооформити касову книгу за поточний день, при цьому необхідно пам’ятати, що в усіх незаповнених рядках повинні стояти прочерки.

Кожна процедура обліку повинна завершитись підрахунком, тому скажіть які підрахунки має зробити касир на вашу думку?

Наприкінці робочого дня касир зобов’язаний дооформити касову книгу за поточний день, при цьому необхідно пам’ятати, що в усіх незаповнених рядках повинні стояти прочерки.

По закінченні робочого дня касир повинен передати в бухгалтерію відривну частину аркуша або кілька відривних частин аркушів касової книги разом з ПКО і витратними касовими документами, за якими оприбутковувалися і видавалися готівкові грошові кошти з каси за робочий день. Для підтвердження прийняття звіту касира і доданих до звіту документів бухгалтер повинен перевірити кількість документів, що здаються, з вказаними в касовому звіті і щойно потім поставити свій підпис про прийняття на невідривній і відривній частинах аркуша касової книги, після чого повернути касиру касову книгу.

Чи можуть допускатися виправлення в касовій книзі?

у разі якщо касиром були зроблені виправлення в касовій книзі, кожне з таких виправлень повинне бути завірене підписами касира і головного бухгалтера підприємства або іншої уповноваженої особи.

Чи може дорівнювати або відрізнятися сума наявних грошових коштів від суми в Касовій книзі?

сума наявних грошових коштів у касі підприємства на початок робочого дня повинна дорівнювати сумі наявних грошових коштів на кінець попереднього робочого дня;

заповнюючи рядок касової книги “Перенесення” необхідно пам’ятати, що в цьому рядку відображається інформація тільки про обіг касових сум на цьому боці сторінки касової книги. При розрахунку обороту не враховуються дані рядка “Залишок на початок дня”;

Під час оформлення касової книги в ній обов’язково повинні бути вказані назва підприємства й ідентифікаційний код (ці реквізити аналогічні реквізитам, що заповнюються в ПВ, РПВ).

Якщо підприємство має штамп з вказанням найменування підприємства і його ідентифікаційного коду, то замість запису літерами вказаних реквізитів у цих рядках може стояти відбиток такого штампа.

Аркуші касової книги нумеруються (відривні і невідривні частини касової книги при цьому нумеруються однаковими номерами), касова книга прошнуровується й опечатується.

Після того як аркуші касової книги пронумеровані, книга прошнурована, кількість аркушів у касовій книзі завіряється підписами керівника і головного бухгалтера підприємства і печаткою підприємства.

Під час отримання або видачі касиром готівкових грошових коштів за прибутковими або витратними касовими ордерами він переносить дані їх реквізитів в касову книгу.

4. Контроль за правильним веденням касової книги покладається на головного бухгалтера або працівника підприємства, який на це уповноважений керівником.

5. Старший касир перед початком робочого дня (за наявності в підприємства кількох касирів) видає іншим касирам авансом потрібну для видаткових операцій суму готівки під підпис у книзі обліку виданих та прийнятих старшим касиром грошей (додаток 6), яку веде старший касир.

Касири в кінці робочого дня зобов’язані скласти звіт про одержану і видану готівку за відповідними касовими документами і здати залишок готівки та касові документи за проведеними операціями старшому касиру під підпис у книзі обліку виданих та прийнятих старшим касиром грошей.

Книга обліку виданих та прийнятих старшим касиром грошей застосовується також для обліку готівки, виданої з каси підприємства довіреній особі, яка виплачує заробітну плату протягом встановленого строку, та повернення нею наявної готівки і касових документів.

Після роздрукування “Вкладного аркуша касової книги” і “Звіту касира” касир зобов’язаний перевірити правильність складання цих документів, підписати їх і передати “Звіт касира” разом з відповідними касовими документами до бухгалтерії під підпис у “Вкладному аркуші касової книги”.

“Вкладний аркуш касової книги” протягом року зберігається касиром окремо за кожний місяць. Після закінчення календарного року (або залежно від потреби) “Вкладний аркуш касової книги” формується в підшивки в хронологічному порядку. Загальна кількість аркушів за рік засвідчується підписами керівника і головного бухгалтера підприємства – юридичної особи, а підшивки формуються в книгу, яка скріплюється відбитком печатки підприємства (юридичної особи).

Після закінчення календарного року касова книга на електронних носіях має передаватися для зберігання відповідно до законодавства України.

3. Підприємства за умови забезпечення належного зберігання касових документів можуть вести касову книгу в електронній формі за допомогою комп’ютерних засобів. Програмне забезпечення, за допомогою якого ведеться касова книга, має забезпечувати візуальне відображення і роздрукування кожної з двох частин аркуша касової книги (“Вкладний аркуш касової книги” та “Звіт касира”), які за формою і змістом мають відтворювати форму та зміст касової книги в паперовій формі.

Записи в касовій книзі здійснюються на підставі відповідної інформації з касових документів. Записи в касовій книзі мають робитися до початку наступного робочого дня (тобто із залишками на кінець попереднього дня), а також містити всі реквізити, що передбачені формою касової книги. Сторінки касової книги мають нумеруватися автоматично в порядку зростання з початку року.

У разі роздрукування “Вкладного аркуша касової книги” у кінці місяця має автоматично роздруковуватися загальна кількість аркушів касової книги за цей місяць, а в разі роздрукування в кінці року – їх загальна кількість за рік.

Якщо бухгалтерія та касир підприємства (юридичної особи) не працюють у вихідні та святкові дні, а його відокремлений підрозділ, який використовує під час розрахунків РРО (РК), у ці дні працює, але не веде касової книги, то записи в касовій книзі юридичної особи здійснюються наступного робочого дня підприємства – юридичної особи.

Підприємства, що мають відокремлені підрозділи, які проводять касові операції з відображенням їх в касовій книзі і режим роботи яких не збігається з розпорядком функціонування бухгалтерії підприємства – юридичної особи, внутрішнім документом визначають порядок взаємодії відокремлених підрозділів із бухгалтерією підприємства (юридичної особи) відповідно до вимог законодавства України, зокрема визначення часу робочих змін, забезпечення бухгалтерського обліку касових операцій тощо.

2. Записи в касовій книзі проводяться касиром за операціями одержання або видачі готівки за кожним касовим ордером і видатковою відомістю в день її надходження або видачі. За відсутності руху готівки в касі протягом робочого дня записи в касовій книзі в цей день можуть не провадитися.

Щоденно в кінці робочого дня касир підсумовує операції за день, виводить залишок готівки в касі на початок наступного дня і передає до бухгалтерії як звіт касира другі примірники, що є відривною частиною аркуша касової книги (копію записів у касовій книзі за день), з прибутковими і видатковими касовими ордерами під підпис у касовій книзі. Готівка, яка видана за видатковими відомостями на виплати, пов’язані з оплатою праці, відображається в касовій книзі після закінчення строків цих виплат ,а закриття вищезазначених документів та виписка відповідних видаткових касових ордерів здійснюються в порядку.

Аркуші касової книги мають бути пронумеровані, прошнуровані та скріплені відбитком печатки підприємства (юридичної особи). Кількість аркушів у касовій книзі засвідчується підписами керівника і головного бухгалтера підприємства (юридичної особи).

Записи в касовій книзі здійснюються у двох примірниках (через копіювальний папір) чорнилом темного кольору чорнильною або кульковою ручкою. Перші примірники, що є невідривною частиною аркуша касової книги – “Вкладні аркуші касової книги”, залишаються в касовій книзі. Другі примірники, що є відривною частиною аркуша касової книги – “Звіт касира”, є документом, за яким касири звітують щодо руху грошей у касі. Перші і другі примірники мають однакові номери.

Виправлення в касовій книзі, як правило, не допускаються. Якщо виправлення зроблені, то вони засвідчуються підписами касира, а також головного бухгалтера або особи, що його заміщує.

Порядок ведення касових операцій

1. Усі надходження і видача готівки в національній валюті підприємства відображають у касовій книзі.

Кожне підприємство (юридична особа), що має касу, веде одну касову книгу для обліку операцій з готівкою в національній валюті (без урахування кас відокремлених підрозділів).

Відокремлені підрозділи підприємств, які проводять операції з приймання готівки за продану продукцію (товари, роботи, послуги) з оформленням її прибутковим касовим ордером, а також з видачі готівки на виплати, пов’язані з оплатою праці, виробничі (господарські) потреби, інші операції з оформленням їх видатковими касовими ордерами і відомостями, ведуть касову книгу.

Відокремлені підрозділи підприємств, страхові агенти, брокери, розповсюджувачі лотерей, які здійснюють готівкові розрахунки із застосуванням РРО або РК та веденням КОРО, але не проводять операцій з приймання (видачі) готівки за касовими ордерами, а також підприємці касової книги не ведуть.

Усі касові операції, які здійснюються на підприємстві і оформляються прибутковими касовими ордерами або видатковими касовими документами, повинні відображатися в касовій книзі. На підприємстві на кожну валюту, яка є в касі, оформляється одна касова книга.

Касова книга – це зброшуровані касові аркуші, що складаються з відривної і невідривної частини. Невідривні частини касового аркуша залишаються в касовій книзі, а відривні є звітом касира.