Облік розрахунків з підзвітними особами

Підзвітними особами вважаються працівники, які отримують готівкові грошові кошти з каси організації на свої майбутні витрати, пов’язані з виконанням службового завдання. Підзвітні особи отримують гроші під звіт, тобто під зобов’язання представити звіт про витрати і повернути невитрачені кошти після того як службове завдання буде виконано (або закінчиться термін, відведений на виконання завдання).

За допомогою підзвітних осіб організація виконує такі види витрат, які складно оплатити безпосередньо з каси організації або шляхом безготівкового розрахунку. До таких витрат можуть відноситись операційно-господарські витрати, а також витрати на придбання невеликих партій товарно-матеріальних цінностей в інших організацій або фізичних осіб.
До операційно-господарських витрат відносяться канцелярські і поштово-телеграфні витрати, а також витрати на придбання дрібного інвентарю за готівковий розрахунок, оплату дрібних транспортних витрат, покупку паливно-мастильних матеріалів тощо.

Видача готівки працівникам підприємства під звіт на необхідні витрати може проводитися як за рахунок коштів, наявних у касі підприємства (готівкова виручка), так і за рахунок коштів, отриманих у банку за грошовим чеком з поточного рахунка підприємства.

Касир видає грошові кошти з каси підприємства підзвітній особі (працівнику підприємства) за умови, що ця особа не має заборгованості по раннє виданими йому під звіт грошових сум (п. 2,15 Положення № 72).
Підзвітними особами можуть бути тільки постійні працівники організації. При чому список підзвітних осіб повинен бути затверджений наказом керівника організації. Іншим наказом керівника слід затвердити порядок видачі підзвітних сум і подання звітності при їх використанні.
Видаються грошові кошти підзвітній особі на підставі видаткового касового ордера.

Запис про отримання грошей касу і видачу підзвітній особі необхідно зробити в касовій книзі.

Витрачаючи отримані гроші, підзвітна особа збирає документи, що підтверджують зроблені витрати. При придбанні матеріальних цінностей в організації роздрібної торгівлі (магазині) підзвітна особа повинна отримати чек касового апарата товарний чек. При придбанні матеріальних цінностей безпосередньо на заводі-виробнику або в організації оптової торгівлі підзвітній особі слід отримати накладну, рахунок-фактуру або чек касового апарата.
При оформленні авансового звіту підзвітна особа перераховує всі зібрані документи і розраховує загальну суму витрат, понесених на користь своєї організації. Всі зібрані документи додаються до авансового звіту.

Авансовий звіт – це один з документів, з яких бухгалтеру доводиться стикатися досить часто. Давайте ж розглянемо, що він із себе представляє і як його правильно заповнювати в 1С.

Для початку вам потрібно буде відкрити документ під назвою «Авансовий звіт». Зробити це можна кількома способами:

• перейдіть на одну з вкладок панелі функцій «виробництво»/«каса», після цього натискаєте на відповідну позицію;

• знайдіть в головному меню кнопку «каса» і натисніть на неї.В журналі документів розташовані всі записи про цих документах. Саме тут ми і будемо створювати новий файл. Для цього потрібно натиснути на кнопку «додати».

Приступаємо до заповнення самого документа. Для початку потрібно заповнити всі значення та реквізити, які знаходяться в шапці. Вам потрібно буде вибрати значення для:

• організації;

• складу;

• призначення (при необхідності).

Також потрібно буде обов’язково обрати фізична особа, яка буде звітувати за аванс. Якщо ви раптом виявите, що у довіднику відсутній такий запис, то її доведеться створити. Причому, переривати заповнення авансового звіту в 1С і виходити для цього процесу заповнення не знадобиться.

Щоб вибрати фізична особа, знайдіть на панелі інструментів спеціальну кнопку «…», вона знаходиться праворуч в полі під назвою «фіз. особа».

У формі авансового звіту представлено невелику кількість закладок, де кожна з них має своє певне призначення. Сюди відноситься:

• аванси;

• товари;

• тара;

• оплата;

• інше.

Важливо врахувати, що в закладці «Аванси» вказана інформація від тих документах, які були підставою для видачі коштів. Такими вважаються такі документи 1С, як:

• платіжне доручення;

• платіжний ордер;

• видатковий касовий ордер.

Як тільки ви натиснете на кнопку « + » у таблиці з’явиться додатковий рядок. Вибирайте необхідний тип документа. Наприклад, гроші були видані через касу за РКО.

Перед вами відкриється журнал касових ордерів, де вам потрібно буде вибрати потрібний документ, після чого таблиця автоматично заповниться інформацією РКО.

Після цього необхідно заповнити наступну вкладку, тобто перераховуєте всі ті товари, які були куплені за виданий аванс. Наприклад, бланки заявок. Аналогічним способом можна додати товар, натиснувши на кнопку «+» зеленого кольору.

У тому разі, коли товар був уже внесений у довідник, а всі його характеристики вказані, то в розділі з авансом всі стовпці заповняться в автоматичному режимі. Далі вам потрібно буде вказати кількість куплених товарів. Якщо найменувань кілька, то всі дії потрібно буде продублювати.

Якщо ви розгорнете форму, то побачите, що є ще додаткове місце з даними, які можна заповнити. Наприклад, товар був куплений у відомого продавця, то можна вказати назву організації, внести інформацію про договорі і додати документ з розрахунками.

Після цього виводите форму відповіді. Для цього натисніть на кнопку «друк» або ж на «авансовий звіт».

Далі вам потрібно буде натиснути на кнопку «ОК». Можете вважати, що авансовий звіт 1С після цих дій повністю завершено.